V tomto článku sa dozviete ako funguje automatické vyplňovanie kontrolingových údajov (SZČP – stredisko, zákazka, činnosť, pracovník) v položkách Vašich dokladov a ako si môžete nastaviť pravidlá potrebné pre presnejšie vyplňovanie SZČP.

1. Prehľad funkcie

Archiles dokáže pomocou AI automaticky alebo na požiadanie vyplniť kontrolingové údaje do položiek dokladu na základe Vašich predchádzajúcich dokladov a nastavených pravidiel. Týmto spôsobom ušetríte čas, znížite chybovosť a zabezpečíte konzistentnosť údajov v opakujúcich sa alebo podobných dokladoch.

2. Ako to funguje

1. Nastavenie pravidiel:
V nastaveniach konta v časti vytvoríte pravidlá predvyplnenia SZČP. Pravidlá určujú, podľa akých kritérií (partner, kategória, typ párovania položiek, časové a množstevné limity) sa majú hľadať relevantné doklady a položky.

2. Nahratie dokladu a vyťaženie údajov:
Po nahratí nového dokladu systém automaticky vyťaží údaje vrátane zoznamu položiek.

3. Výber najvhodnejšieho pravidla:
Systém vyhodnotí všetky pravidlá a pre nahraný doklad vyberie to najvhodnejšie na základe kategórie a partnera nahraného dokladu.

4. Vyhľadanie a predvyplnenie SZČP:
Na základe zvoleného pravidla systém pre každú položku vyhľadá v minulých dokladoch najlepšiu zhodu. Ak sa nájde relevantná zhoda, SZČP z minulých položiek sa automaticky predvyplní do položiek aktuálneho dokladu.

5. Manuálne vyplnenie na požiadanie:
V detaile dokladu môžete kedykoľvek použiť tlačidlo „Vyplniť SZČP“. Systém okamžite vyhľadá relevantné doklady a položky podľa najvhodnejšieho pravidla a vyplní SZČP do aktuálnych položiek.

3. Nastavenie pravidiel

Pravidlá vytvoríte v sekcii Pod kapotou → Kontroling → Predvypĺňanie SZČP. Pri vytváraní pravidla sa nastavujú nasledovné parametre:

Predvyplniť SZČP automaticky – ÁNO/NIE

Pravidlo, ktoré je nastavené, aby automaticky predvyplňovalo SZČP, po nahratí dokladu a následnom vyťažení údajov, umožní systému predvyplniť SZČP automaticky. Ak ale vybrané pravidlo nie je takto nastavené, na základe tohto pravidla je možné vyplniť SZČP iba na vyžiadanie, kliknutím na tlačidlo “Vyplniť SZČP“ na stránke detailu dokumentu.

Spôsob párovania položiek:

• Presná zhoda názvu – položky budú spárované výhradne s položkami s rovnakým názvom (diakritika, malé a veľké písmená sa nerozlišujú)

* vhodné pre opakujúce sa služby alebo produkty s presným názvom, alebo ak služby s podobným názvom potrebujú mať rôzne SZČP

• Podobný názov – položky budú spárované s položkami, ktoré majú podobný názov. Výsledná podobnosť položiek zohľadňuje aj ďalšie atribúty z aktuálnej položky, ako je jednotka, počet jednotiek, jednotková cena a sadzba DPH.

* vhodné pre položky, ktoré sa môžu mierne líšiť v názve (napr. rôzne varianty kancelárskeho papiera), ale potrebujú mať rovnaké SZČP

• Iba rovnaké SZČP – každá položka bude mať vyplnené jedno a to isté SZČP na základe Vášho posledného (odfiltrovaného) dokladu, ktorý má buď všetky položky s rovnakým SZČP, alebo iba jednu položku a táto položka musí mať vyplnené SZČP.

* vhodné, ak väčšinou používate rovnaké SZČP pre všetky položky dokladu bez ohľadu na ich názov

Výber dokumentov: (týmito parametrami dokážete sprísniť kritéria pre hľadanie vhodných dokumentov)

• Kritéria pre filtrovanie – [ Kategória, Partner ] – tento parameter dokáže presnejšie vyčleniť, ktoré dokumenty sú vhodnejšie pre vyplnenie SZČP, napr. teda dokumenty v rovnakej kategórii a/alebo od rovnakého partnera ako je aktuálny dokument
• Obdobie (počet posledných mesiacov) – tento parameter udáva počet posledných mesiacov, v ktorých sa budú hľadať vhodné dokumenty na vyplnenie SZČP.
• Počet posledných dokumentov – tento parameter udáva počet posledných dokumentov, v ktorých sa budú hľadať vhodné dokumenty na vyplnenie SZČP.

Aplikovanie pravidla:

• Vyberte jednu alebo viac kategórií a partnerov, pre ktorých sa má aplikovať toto pravidlo predvyplňovania SZČP.
• Ak z niektorého zoznamu (comboboxu) nevyberiete žiadnu hodnotu, pravidlo sa bude aplikovať pre všetky hodnoty z daného zoznamu, čiže pre všetky kategórie, resp. partnerov.

4. Ako sa vyberá pravidlo, ktoré sa použije pre dohľadanie vhodných dokumentov?

Systém pre aktuálny dokument prehľadá všetky nastavené pravidlá vyplňovania SZČP vo Vašom konte a vyberie to, ktoré najlepšie zodpovedá kombinácii partnera a kategórie aktuálneho dokumentu.

1. Prednosť má pravidlo s najpresnejšou špecifikáciou, čiže pravidlo pre konkrétneho partnera aj konkrétnu kategóriu.

2. Ak sa také nenájde, vybrané bude pravidlo pre konkrétneho partnera a všetky kategórie.

3. Ak sa ani také nenájde, vybrané bude pravidlo pre konkrétnu kategóriu a všetkých partnerov.

4. Ako posledné, bude vybrané všeobecné pravidlo, čiže pravidlo pre všetkých partnerov a všetky kategórie.

Je dôležité upozorniť:

• Ak vybrané pravidlo nemá nastavené „Predvyplniť SZČP automaticky“, tak po nahraní nového dokladu a vyťažení údajov, systém Vám nepredvyplní SZČP automaticky. Na základe takéhoto pravidla, Vám systém vyplní SŽCP iba na požiadanie, cez tlačidlo “Vyplniť SZČP“ v detaile dokumentu.
• Ak dokument nebol nahraný do konkrétnej kategórie, tak je potrebné nastaviť aj pravidlo v tomto zmysle, čiže musí byť nastavené pre všetky kategórie, aby bolo pre takýto dokument aplikované, keďže v čase extrakcie údajov nemal žiadnu kategóriu priradenú.

5. Tipy a odporúčania

• Pravidlá nastavujte čo najšpecifickejšie – čím užšie pravidlo, tým presnejšie výsledky.
• Pri veľkom množstve nahrávaných dokumentov a často sa meniacich položkách použite „Podobný názov“ a kratšie obdobie.
• Ak ste ale robili zmenu vo vyplňovaní kontrolingu, dĺžka obdobia by nemala zasahovať do obdobia Vášho starého kontrolingu, aby ste predišli vyplňovaniu podľa starého spôsobu.
• Dlhšie obdobie a väčší počet posledných dokumentov zvoľte ak podobné položky sa neopakujú často, ale iba v dlhších intervaloch.
• Pozor na príliš dlhé obdobie – môže sa stať, že systém priradí kontroling z položky, ktorá už nie je aktuálna.
• Ak máte opakujúce sa služby s rovnakým názvom, použite „Presná zhoda názvu“ a dlhšie obdobie. Tým sa vyhnete možným problémom v prípade použitia párovania “Podobný názov“, kedy by Vám systém mohol vypĺňať SZČP nesprávne z podobných položiek.
• V prípade výdavkov, kde kontroling ostáva rovnaký na všetkých položkách, použite „Iba rovnaké SZČP“. Napríklad, ak Vám konkrétny partner dokladuje iba položky s rovnakým SZČP, alebo ak do konkrétnej kategórie nahrávate len doklady s rovnakým SZČP, prípadne možná je aj kombinácia konkrétneho partnera a kategórie.
• Ak máte špecifických dodávateľov, odporúčame nastaviť samostatné pravidlá pre každého takého dodávateľa na základe množstva a periodicity nahrávania dokladov od daného dodávateľa.
• Pri aplikovaní pravidla na konkrétneho partnera, ale bez partnera vo filtre dokumentov môže dôjsť k zbytočnému rozšíreniu výsledkov o doklady od iných partnerov – pre pravidlá aplikované na konkrétneho partnera odporúčame filtrovať aspoň podľa partnera.

6. Prípady použitia podľa spôsobu párovania položiek:

A. Presná zhoda názvu položiek

• Vhodné len pre položky, ktorých názov sa nemení (napr. opakované IT služby, špecifické produkty).
• Ak sa názvy položiek často menia (napr. obsahujú dátum, číslo), alebo ak kvalita nahraného dokladu nie je vysoká a teda názov položiek sa nepodarí vždy presne rozpoznať, použite radšej spôsob párovania „Podobný názov“.
• Pri tomto spôsobe párovania položiek odporúčame voliť dlhšie obdobia, aby sa zväčšila šanca nájdenia položky s rovnakým názvom.

B. Podobný názov položiek

• Väčšinou najideálnejší spôsob párovania položiek vďaka zahrnutiu nie len podobnosti v názve ale aj v ďalších atribútov položky (jednotka, počet jednotiek, jednotková cena a sadzba DPH)
• Ideálne pre položky, ktorých názvy sa líšia len v detailoch, alebo ak neviete zaručiť dobrú kvalitu nahraných dokladov, ktorá by zapríčinila drobné chyby v rozpoznaných názvoch položiek.

C. Iba rovnaké SZČP

• Najlepšie pre prípady, kde kontroling je vždy rovnaký pre všetky položky v doklade nehľadiac od ich názvov.
• Ak kontroling meníte podľa partnera alebo kategórie, odporúčame nastaviť pravidlo aby filtrovalo dokumenty podľa partnera alebo kategórie, a zároveň ho aplikovať iba na partnerov resp. kategórie, v ktorých používate rovnaký kontroling pre všetky položky na doklade.
• Pri univerzálnom použití (všetky kategórie/partneri) môže dôjsť k nesprávnemu priradeniu kontrolingových údajov ak nenastavíte, aby pravidlo filtrovalo dokumenty podľa partnera alebo kategórie dokumentu, pretože v tomto spôsobe párovania položiek sa berie do úvahy posledný dokument, ktorý spĺňa filtrovacie kritériá.

Ak máte ďalšie otázky alebo potrebujete pomoc s nastavením pravidiel, kontaktujte podporu Archiles.