Moduly, ktoré pokrývajú cestu dokladu od jeho príchodu až po zaúčtovanie a platbu. Používate len to, čo potrebujete — a doplniť zvyšok viete kedykoľvek neskôr. Zoradené tak, ako doklad firmou naozaj prechádza.
Od papiera alebo e-mailu k údajom, ktoré sa dajú spracovať.
Doklady sa do systému Archiles dostanú tak, ako to vyhovuje vašim ľuďom — pretiahnutím do prehliadača, odfotením v teréne alebo preposlaním e-mailom. Elektronické faktúry zo siete Peppol prichádzajú automaticky — nikto ich nemusí sťahovať. Nič sa neprepisuje a nič sa nestráca cestou medzi pobočkou a účtovníčkou — systém doklad rovno zaradí do správnej kategórie. Zvládne faktúry, bločky, objednávky, zmluvy aj ďalšie typy dokumentov.
Doklady číta umelá inteligencia — vytiahne z nich hlavičku, sumy, DPH, platobné údaje aj jednotlivé položky. Údaje o firme si overí vo verejných registroch, takže do účtovníctva neprejdú neexistujúci partneri. Upozorní na duplicitu aj na to, keď dodávateľ zrazu zmenil číslo účtu — jeden z najčastejších scenárov faktúrových podvodov. Chyby tak zachytíte vtedy, keď sa dajú ešte lacno opraviť.
Kontrola, súhlas a strážený rozpočet — skôr, než sa niečo zaplatí.
Schvaľovací proces si nastavíte presne podľa toho, ako firma funguje — podľa kategórie, dodávateľa či sumy. Doklad môže prejsť viacerými ľuďmi v danom poradí a schvaľovať sa dá aj po jednotlivých položkách. Bez schválenia sa nedostane do účtovníctva ani na úhradu. Kto čo a kedy schválil, zostáva pri doklade zaznamenané natrvalo.
Objednávky vystavíte v systéme Archiles a ten si potom sám ustráži, či prijatá faktúra sedí s tým, čo ste si objednali. Porovnáva množstvá aj ceny na úrovni jednotlivých položiek a na nesúlad upozorní ešte pred schválením. Zvládne aj čiastkové plnenie, keď k jednej objednávke príde viac faktúr. Už pri vystavení objednávky overí, či na ňu máte v rozpočte priestor.
Náklady rozpíšete na strediská, zákazky, činnosti a pracovníkov — až na úroveň jednotlivých položiek dokladu. Rozpočty sa sledujú priebežne, takže sa o prekročení dozviete vtedy, keď sa s tým ešte dá niečo robiť. Rozpis systém navrhne sám podľa toho, ako ste podobné doklady zaraďovali doteraz. Podľa strediska sa dá riadiť aj to, kto doklad schvaľuje.
Odberateľské doklady a povinná elektronická fakturácia.
Odberateľské faktúry a dobropisy vystavíte priamo v systéme Archiles, bez prepínania do ďalšieho programu. PDF sa generuje automaticky a nesie podobu vašej firmy — logo aj texty. Vystavený doklad pokračuje rovnakou cestou ako prijatý: eviduje sa, schvaľuje a exportuje do účtovníctva. Odoslať ho viete e-mailom alebo rovno ako elektronickú faktúru cez sieť Peppol.
Od roku 2027 bude elektronická fakturácia pre platiteľov DPH povinná a Archiles je certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby. Faktúru odošlete odberateľovi cez sieť Peppol jedným tlačidlom a dostanete potvrdenie o doručení. Prijaté e-faktúry pristávajú v zozname dokladov automaticky, bez toho, aby ich niekto musel sťahovať. Údaje sa pritom oznamujú finančnej správe tak, ako to zákon vyžaduje.
Zaúčtovanie, odovzdanie účtovníkovi a prehľad o platbách.
Predkontácia sa dopĺňa sama — systém sa učí z toho, ako ste podobné doklady účtovali doteraz. Pravidlá si viete nastaviť podľa kategórie, partnera aj konkrétneho konta. Návrh účtov a sadzby DPH je pripravený ešte skôr, než doklad otvoríte. Účtovníčka tak nezačína od prázdneho formulára, len potvrdzuje alebo opravuje.
Doklady odovzdáte svojmu účtovnému programu v jeho vlastnom formáte — podporujeme tie najrozšírenejšie na slovenskom trhu aj univerzálne výmenné formáty. Exportované doklady sa označia, takže sa nič nezaúčtuje dvakrát. Z účtovníctva si viete vziať späť interné čísla dokladov aj informácie o úhradách. Spolupráca s externou účtovníčkou sa tým zmrští na pár klikov mesačne.
Databáza partnerov sa plní sama z dokladov a verejných registrov, duplicity viete zlúčiť bez straty histórie. Pri zmene čísla účtu dodávateľa si systém vypýta potvrdenie — ochrana pred podvrhnutou faktúrou. O platbách máte prehľad na jednom mieste: čo je na úhradu, čo mešká a čo je vybavené. Vlastné číselné rady a merné jednotky si nastavíte podľa svojich zvyklostí.
To, na čom celé riešenie stojí a odkiaľ sa k nemu dostanete.
Celý firemný archív dokladov na jednom mieste, dostupný odkiaľkoľvek a bez listovania v šanónoch. Hľadať sa dá nielen podľa čísla či partnera, ale aj podľa textu, ktorý je kdekoľvek vnútri dokumentu. Zoznamy si každý tím nastaví podľa seba a môže ich zdieľať s kolegami. Pri kontrole alebo audite nájdete konkrétny doklad za pár sekúnd.
Prehľad o nákladoch, výnosoch a cashflow bez toho, aby ich niekto musel ručne skladať do tabuľky. Dashboard si poskladáte z dlaždíc a grafov, ktoré potrebujete vy, a zdieľate ho len s tými, čo ich majú vidieť. Vidno aj to, ako dlho trvá schvaľovanie a kde sa doklady zasekávajú. Účtovné kancelárie majú prehľad naprieč všetkými klientskými kontami naraz.
Plnohodnotná aplikácia pre iOS a Android, nie zmenšená webová stránka. Bloček odfotíte hneď pri pokladni a údaje sa rozpoznajú okamžite — papier sa už nemusí voziť do kancelárie. Faktúry schválite medzi dvomi stretnutiami a do archívu sa dostanete odkiaľkoľvek. Notifikácie vám pripomenú doklady, ktoré čakajú práve na vás.
Archiles sa napojí na váš ERP, fakturačný alebo firemný systém a môže bežať úplne na pozadí vašich procesov. Cez rozhranie viete nahrávať doklady, čítať rozpoznané údaje, riadiť schvaľovanie aj synchronizovať kontakty a číselníky. Samostatné e-faktúra API — vďaka nemu sa Archiles stane vaším prístupovým bodom do siete Peppol. K dispozícii je testovacie aj produkčné prostredie a podpora pri integrácii.
Každý používateľ vidí presne to, čo má — oprávnenia sa dajú nastaviť až na úroveň jednotlivej kategórie dokladov. Role si pomenujete podľa svojej firmy a jeden človek môže mať viac rolí aj viac kont pod jedným prihlásením. Každá akcia nad dokladom zostáva dohľadateľná. Vaše údaje sú uložené v krajine poskytovateľa, na našej vlastnej infraštruktúre, bez verejných cloudových služieb.
Archiles nie je uzavretá krabica. Ak vám niečo chýba alebo potrebujete, aby systém sadol na vaše procesy a nie naopak, povedzte nám to — prispôsobenia aj nové funkcie robíme na mieru. Najčastejšie ide o napojenie na konkrétny ERP či účtovný systém, vlastné výstupné formáty alebo špecifické schvaľovacie scenáre. Rozsah aj termín si dohodneme vopred, takže viete, do čoho idete.
Ukážeme vám, ako by Archiles fungoval vo vašej firme — vrátane napojenia na váš účtovný systém.
