Táto funkcia s pomocou umelej inteligencie šetrí čas a eliminuje opakované manuálne zadávanie kontrolingu (SZČP – stredisko, zákazka, činnosť a pracovník), najmä pri spracovaní veľkého množstva dokladov alebo opakujúcich sa položiek.

Ako to funguje?

1. Nastavenie pravidiel:
   Najskôr si vo Vašom konte vytvoríte pravidlá predvyplnenia kontrolingu – určíte, podľa akých kritérií (partner, kategória, typ párovania položiek, časové a množstevné limity) sa má systém riadiť pri hľadaní relevantných dokumentov a ich položiek.
2. Nahratie dokladu a vyťaženie údajov:
   Po nahratí nového dokladu systém automaticky vyťaží údaje vrátane zoznamu položiek.
3. Výber najvhodnejšieho pravidla:
   Systém vyhodnotí všetky vytvorené pravidlá vo Vašom konte a vyberie to najvhodnejšieho pre práve nahraný doklad (zhodná kombinácia partnera a kategórie).
4. Vyhľadanie a predvyplnenie kontrolingu:
   Na základe vybraného pravidla systém vyhľadá v minulých dokladoch a v ich položkách najlepšiu zhodu pre každú položku nahraného dokladu. Ak sa nájde relevantná zhoda, SZČP z dohľadaných položiek sa automaticky predvyplní do položiek nahraného dokladu.

Inteligentné vyplnenie na požiadanie:

Okrem automatického predvyplnenia SZČP máte možnosť využiť aj tlačidlo „Vyplniť SZČP“ priamo v detaile dokumentu. V tomto prípade, systém okamžite vyhľadá relevantné doklady a ich položky na základe najvhodnejšieho pravidla a vyplní SZČP do aktuálnych položiek.

Hlavné výhody

• Úspora času: Automatizácia zadávania kontrolingu výrazne zrýchľuje spracovanie dokladov.
• Minimalizácia chýb: Predvyplnenie na základe minulých údajov znižuje riziko nesprávneho priradenia kontrolingu.
• Personalizácia: Pravidlá je možné nastaviť veľmi detailne pre konkrétne kombinácie partnerov a kategórií.
• Flexibilita: Možnosť vyplniť SZČP automaticky alebo na požiadanie podľa aktuálnej potreby.
• Inteligentné párovanie: Systém vie spárovať nie len položky s rovnakým názvom, ale aj položky s podobným názvom, čo je častý prípad v praxi.

Príklady použitia

Príklad 1: Pravidlo pre konkrétneho partnera a kategóriu s obmedzením na posledných 10 dokladov
Vaša firma často prijíma faktúry od partnera „OfficePro“. Vytvoríte pravidlo, ktoré pre kategóriu „Prijaté faktúry“ a partnera „OfficePro“ automaticky predvyplní stredisko a pracovníka zodpovedného za nákup, pričom nastavíte limit na prehľadávanie len posledných 10 dokladov. Pri každom novom doklade v tejto kategórii od daného partnera systém doplní kontrolingové údaje na základe najvhodnejších položiek v nedávnych dokladoch od daného partnera.

Príklad 2: Pravidlo pre podobné názvy položiek vo výdavkoch pokladne s časovým obmedzením na posledných 6 mesiacov
V kategórii „Pokladňa (bločky)“ sa Vám často vyskytujú položky ako „Kancelársky papier A4“, „Papier do tlačiarne A4“, „A4 papier balík“. Nastavíte pravidlo s voľbou párovania „Podobný názov“ a určíte, že sa majú porovnávať len doklady za posledných 6 mesiacov. Systém rozpoznaným položkám automaticky priradí rovnaké kontrolingové údaje, aké ste použili v dokumentoch v tomto období.

Príklad 3: Vyplnenie SZČP vo vydaných objednávkach s pravidlom „Iba rovnaké SZČP“
V dokumentoch v kategórii „Vydané objednávky – prenájom“ máte väčšinou také dokumenty, ktoré majú SZČP vo všetkých položkách rovnaké. Čiže aj keď majú rôzne názvy, tak vždy patria pod rovnaké stredisko a činnosť (napr. „Prenájom auta“, „Prenájom vozidla“). V nastaveniach vytvoríte pravidlo s voľbou párovania „Iba rovnaké SZČP“. Pri vystavovaní novej objednávky použijete tlačidlo „Vyplniť SZČP“ a systém bez ohľadu na názov položky predvyplní SZČP všetkým položkám na novej objednávke podľa posledného dokumentu, ktorý má rovnaké SZČP vo všetkých položkách.

Príklad 4: Pravidlo s prísnou zhodou názvu položky pre opakujúce sa služby
Vo Vašej firme pravidelne účtujete položku „Mesačný servis IT techniky“ v kategórii „Prijaté faktúry“. Nastavíte pravidlo s typom párovania „Presná zhoda názvu“ a určíte, že sa majú porovnávať doklady za posledných 12 mesiacov. Systém pri každom novom doklade v danej kategórii automaticky predvyplní kontroling (napríklad stredisko IT alebo konkrétnu zákazku) len vtedy, ak sa názov položky presne zhoduje s niektorou z položiek z predchádzajúcich dokladov v tejto kategórii a v rámci zvoleného časového obdobia. Takto zabezpečíte, že kontrolingové údaje budú vždy správne a konzistentné pre opakujúce sa služby.