Aká zmena nás čaká?

Ministerstvo financií prijalo navrhovanú zmenu v Zákone o účtovníctve a od 1. januára 2022 vstúpi do platnosti novela zákona, ktorá potvrdzuje kompletnú elektronizáciu účtovných dokumentov ako prioritu ministerstva.

Podnikatelia a organizácie sa môžu rozlúčiť so zbytočnou byrokraciou a skoncujú s povinnosťou uchovávať fyzické papiere, a to i v prípade, že svoje dokumenty previedli do elektronickej verzie.

Novela o elektronizácii účtovníctva s týmto pravidlom skoncuje a umožní archivovať dokumenty už len elektronicky bez nutnosti komplikovanej a nákladnej zaručenej elektronickej konverzie. A to nezávisle od veľkosti firmy, organizácie a nadácie. Táto zmena by sa mala dotknúť približne pol milióna subjektov na Slovensku.

Aktuálne sa všetky subjekty musia riadiť presnými pravidlami pre zber, katalogizáciu a archiváciu dokumentov – faktúr, dodacích listov či pokladničných dokladov. S narastajúcim objemom dokladov sa zväčšuje aj priestor, ktorý je potrebné na archiváciu vyhradiť.

Vďaka novele zákona sa fyzická podoba účtovníctva môže stať minulosťou a elektronizácia je možnosťou na ušetrenie času a využitie nových technológií.

„Elektronická archivácia dokumentov je niečo, čo pomôže podnikateľom, účtovníkom a v neposlednom rade aj kontrolným inštitúciám. Skladovať množstvo papierov v dnešnej dobe jednoducho nemá zmysel. Som rád, že sme nastavili pravidlá, ktoré v tomto urobili poriadok. V elektronizácii účtovných procesov nás čaká ešte veľa práce, ale aj takéto kroky sú výraznou pomocou,“ uviedol štátny tajomník Ministerstva financií Ľuboš Jančík.

Ako pomôže Archiles s elektronickou archiváciou?

Archiles sa zaoberá elektronizáciou a automatizáciou účtovníctva a počas siedmich rokov vývoja riešenia dokáže pokryť celý proces spracovania účtovných dokladov. A to od vystavenia objednávky až po účtovanie prijatých dokladov.

S Archilesom môžete na mnoho časovo náročných a frustrujúcich činností, ako napríklad zhromažďovanie, ručné prepisovanie údajov do účtovníctva či účtovanie faktúr a papierové schvaľovanie dokladov, zabudnúť.

Vlastná umelá inteligencia automaticky rozpozná jednotlivé údaje a roztriedi ich na správne miesto. Služby Archilesu využívajú nielen spoločnosti na Slovensku, ale svojich klientov má aj v susednom Česku.

Šetrite s Archilesom čas a náklady

S Archilesom môžete ušetriť 60 až 80 % času a nákladov. Samozrejme, všetko závisí od  počtu dokladov a vnútrofiremných procesov. Vďaka automatickému spracovaniu účtovných dokladov môžete získať čas na iné aktivity a získať okamžitý prehľad o vašom hospodárení a náhľad do životného cyklu dokumentov.

Čo Archiles poskytuje?

• Automatické nahrávanie faktúr a pokladničných dokladov do účtovníctva.
• Automatické prideľovanie účtovných predpisov.
• Vytváranie objednávok a automatické párovanie s faktúrami.
• Automatická kontrola objednávok s rozpočtom.
• Automatické sledovanie splatnosti faktúr.
• Kontrola duplicity dokladov a zmeny IBANu dodávateľov.
• Pohodlné platenie všetkých faktúr.
• Schvaľovanie účtovných dokladov na diaľku.
• Digitálny archív účtovných dokladov.
• Okamžitý prehľad obratu a nákladov.
• Mobilnú aplikáciu na nahrávanie a schvaľovanie dokladov

Ako služba Archiles funguje?

Celý proces je veľmi jednoduchý. Stačí nahrať účtovné doklady cez prehliadač, mobilnú aplikáciu alebo ich e-mailom poslať do systému a služba spustí digitálny proces na pozadí.

V prípade, že doklady nemáte v elektronickej podobe, stačí ich odfotiť mobilom alebo pohodlne zdigitalizovať prostredníctvom skenera s podávačom na papiere.

Jednoducho spustíte proces skenovania, doklady sa nahrajú do systému a následne do účtovníctva.

Archiles vie automaticky spracovať rôzne typy, formáty a veľkosti dokumentov. A to nielen po jednom dokumente samostatne, ale i hromadne.

Po nahratí dokumentov máte v službe Archiles k dispozícii prehľadný archív dokumentov, v ktorom kedykoľvek a kdekoľvek nájdete všetko, čo potrebujete.

K službe  máte prístup prostredníctvom internetu, takže jej používanie nie je obmedzené miestom. Nemusíte sa báť ani o bezpečnosť informácií, nakoľko bol kladený veľký dôraz na zabezpečenie údajov v systéme. Všetky dáta sú šifrované, zálohované a uložené v najmodernejšom dátovom centre na Slovensku a nikdy neopúšťajú hranice krajiny.

Služby spoločnosti Archiles doteraz používali predovšetkým firmy s približne 10-tisíc dokladmi ročne. Boli to najmä veľké a stredné spoločnosti. Avšak novela Zákona o účtovníctve uľahčí byrokraciu pre každý podnikateľský subjekt.

Ak ste živnostník alebo malá firma a premýšľate o elektronizácii účtovníctva, neváhajte nás kontaktovať. Službu môžete vyskúšať zadarmo a ak vám bude vyhovovať, spoločne nájdeme optimálne riešenie pre vaše podnikanie.