Moduly, které pokrývají cestu dokladu od jeho příchodu až po zaúčtování a platbu. Používáte jen to, co potřebujete — a zbytek doplníte kdykoli později. Seřazené tak, jak doklad firmou opravdu prochází.
Od papíru nebo e-mailu k údajům, které lze zpracovat.
Doklady se do systému Archiles dostanou tak, jak to vyhovuje vašim lidem — přetažením do prohlížeče, vyfocením v terénu nebo přeposláním e-mailem. Elektronické faktury ze sítě Peppol přicházejí automaticky — nikdo je nemusí stahovat. Nic se nepřepisuje a nic se neztratí cestou mezi pobočkou a účetní — systém doklad rovnou zařadí do správné kategorie. Zvládne faktury, účtenky, objednávky, smlouvy i další typy dokumentů.
Doklady čte umělá inteligence — vytáhne z nich hlavičku, částky, DPH, platební údaje i jednotlivé položky. Údaje o firmě si ověří ve veřejných rejstřících, takže do účetnictví neprojdou neexistující partneři. Upozorní na duplicitu i na to, když dodavatel najednou změnil číslo účtu — jeden z nejčastějších scénářů fakturačních podvodů. Chyby tak zachytíte ve chvíli, kdy se dají ještě levně opravit.
Kontrola, souhlas a hlídaný rozpočet — dřív, než se něco zaplatí.
Schvalovací proces si nastavíte přesně podle toho, jak firma funguje — podle kategorie, dodavatele či částky. Doklad může projít několika lidmi v daném pořadí a schvalovat se dá i po jednotlivých položkách. Bez schválení se nedostane do účetnictví ani k úhradě. Kdo co a kdy schválil, zůstává u dokladu zaznamenáno natrvalo.
Objednávky vystavíte v systému Archiles a ten si pak sám ohlídá, jestli přijatá faktura sedí s tím, co jste si objednali. Porovnává množství i ceny na úrovni jednotlivých položek a na nesoulad upozorní ještě před schválením. Zvládne i částečné plnění, když k jedné objednávce přijde více faktur. Už při vystavení objednávky ověří, jestli na ni máte v rozpočtu prostor.
Náklady rozepíšete na střediska, zakázky, činnosti a pracovníky — až na úroveň jednotlivých položek dokladu. Rozpočty se sledují průběžně, takže se o překročení dozvíte ve chvíli, kdy se s tím ještě dá něco dělat. Rozpis systém navrhne sám podle toho, jak jste podobné doklady zařazovali dosud. Podle střediska se dá řídit i to, kdo doklad schvaluje.
Odběratelské doklady a povinná elektronická fakturace.
Odběratelské faktury a dobropisy vystavíte přímo v systému Archiles, bez přepínání do dalšího programu. PDF se generuje automaticky a nese podobu vaší firmy — logo i texty. Vystavený doklad pokračuje stejnou cestou jako přijatý: eviduje se, schvaluje a exportuje do účetnictví. Odeslat ho můžete e-mailem nebo rovnou jako elektronickou fakturu přes síť Peppol.
Od roku 2027 bude elektronická fakturace pro plátce DPH na Slovensku povinná a Archiles je certifikovaný poskytovatel doručovací služby. Fakturu odešlete odběrateli přes síť Peppol jedním tlačítkem a dostanete potvrzení o doručení. Přijaté e-faktury přistávají v seznamu dokladů automaticky, aniž by je někdo musel stahovat. Údaje se přitom oznamují finanční správě tak, jak to zákon vyžaduje.
Zaúčtování, předání účetní a přehled o platbách.
Předkontace se doplňuje sama — systém se učí z toho, jak jste podobné doklady účtovali dosud. Pravidla si nastavíte podle kategorie, partnera i konkrétního konta. Návrh účtů a sazby DPH je připravený ještě dřív, než doklad otevřete. Účetní tak nezačíná od prázdného formuláře, jen potvrzuje nebo opravuje.
Doklady předáte svému účetnímu programu v jeho vlastním formátu — podporujeme ty nejrozšířenější na slovenském trhu i univerzální výměnné formáty. Exportované doklady se označí, takže se nic nezaúčtuje dvakrát. Z účetnictví si můžete vzít zpět interní čísla dokladů i informace o úhradách. Spolupráce s externí účetní se tím smrskne na pár kliknutí měsíčně.
Databáze partnerů se plní sama z dokladů a veřejných rejstříků, duplicity lze sloučit bez ztráty historie. Při změně čísla účtu dodavatele si systém vyžádá potvrzení — ochrana před podvrženou fakturou. O platbách máte přehled na jednom místě: co je k úhradě, co je po splatnosti a co je vyřízené. Vlastní číselné řady a měrné jednotky si nastavíte podle svých zvyklostí.
To, na čem celé řešení stojí a odkud se k němu dostanete.
Celý firemní archiv dokladů na jednom místě, dostupný odkudkoli a bez listování v šanonech. Hledat lze nejen podle čísla či partnera, ale i podle textu, který je kdekoli uvnitř dokumentu. Seznamy si každý tým nastaví po svém a může je sdílet s kolegy. Při kontrole nebo auditu najdete konkrétní doklad za pár vteřin.
Přehled o nákladech, výnosech a cashflow, aniž by je někdo musel ručně skládat do tabulky. Dashboard si poskládáte z dlaždic a grafů, které potřebujete vy, a sdílíte ho jen s těmi, kdo je mají vidět. Vidět je i to, jak dlouho trvá schvalování a kde se doklady zasekávají. Účetní kanceláře mají přehled napříč všemi klientskými konty najednou.
Plnohodnotná aplikace pro iOS a Android, ne zmenšená webová stránka. Účtenku vyfotíte hned u pokladny a údaje se rozpoznají okamžitě — papír se už nemusí vozit do kanceláře. Faktury schválíte mezi dvěma schůzkami a do archivu se dostanete odkudkoli. Notifikace vám připomenou doklady, které čekají právě na vás.
Archiles se napojí na váš ERP, fakturační nebo firemní systém a může běžet zcela na pozadí vašich procesů. Přes rozhraní můžete nahrávat doklady, číst rozpoznané údaje, řídit schvalování i synchronizovat kontakty a číselníky. Samostatné e-faktura API — díky němu se Archiles stane vaším přístupovým bodem do sítě Peppol. K dispozici je testovací i produkční prostředí a podpora při integraci.
Každý uživatel vidí přesně to, co má — oprávnění se dají nastavit až na úroveň jednotlivé kategorie dokladů. Role si pojmenujete podle své firmy a jeden člověk může mít více rolí i více kont pod jedním přihlášením. Každá akce nad dokladem zůstává dohledatelná. Vaše údaje jsou uloženy v zemi poskytovatele, na naší vlastní infrastruktuře, bez veřejných cloudových služeb.
Archiles není uzavřená krabice. Pokud vám něco chybí nebo potřebujete, aby systém sedl na vaše procesy a ne naopak, řekněte nám to — přizpůsobení i nové funkce děláme na míru. Nejčastěji jde o napojení na konkrétní ERP či účetní systém, vlastní výstupní formáty nebo specifické schvalovací scénáře. Rozsah i termín si domluvíme předem, takže víte, do čeho jdete.
Ukážeme vám, jak by Archiles fungoval ve vaší firmě — včetně napojení na váš účetní systém.
