O zákazníkovi
Spoločnosť EKVIA, s.r.o. pôsobí na slovenskom trhu od roku 1991. Špecializuje sa na veľkoobchod so surovinami pre pekársky, cukrársky a zmrzlinársky priemysel. V rámci technologického poradenstva pomáha zefektívniť výrobu u viac ako 1 200 zákazníkov po celom Slovensku.
- Sídlo: Nitra + distribučné centrá Martin, Prešov, Rimavská Sobota
- Zamestnanci: 80+
- Distribúcia: 70 ton surovín denne
- Skladové priestory: viac ako 6 000 m² (suchý, chladený, mrazený režim)
- Člen skupiny: ORKLA ASA (od 2012)
- Kvalita: ISO 22000:2018
Výzvy pred zavedením riešenia Archiles
Spoločnosť čelila typickým problémom spojeným s rastúcou agendou v oblasti službových a réžijných dokladov:
- Neexistovali objednávky pre služby – tým pádom nebolo jasné, kto službu objednal.
- Faktúry prichádzali na recepciu, fyzicky sa označovali, neexistoval digitálny tok schvaľovania (300 faktúr mesačne).
- Neefektívne schvaľovanie: osobné dohľadávanie schvaľovateľov, podpisovanie, časová náročnosť.
- Obmedzený prehľad o očakávaných nákladoch.
- Fyzické tlačenie a archivácia dokumentov bez prepojenia s účtovníctvom.
„Po nasadení riešenia Archiles majú manažéri a kontrolóri plný prehľad o kolobehu faktúr vo firme. V reálnom čase sú dostupné všetky spracovávané dokumenty.“
Nasadenie riešenia Archiles v EKVIA
Cieľ: automatizácia a digitalizácia procesu objednávok, prijatých faktúr a ich schvaľovania.
Kľúčové kroky:
- Definícia vnútropodnikových procesov – najväčšia výzva bola dosiahnuť konsenzus medzi oddeleniami.
- Zavedenie štvorstupňového schvaľovacieho procesu na základe hodnoty faktúry.
- Rozšírenie riešenia Archiles aj na tvorbu objednávok a prenos faktúr do ERP systému (Helios Orange) pomocou API.
- Využitie SZČP (stredísk, zákaziek a činností) na detailnú identifikáciu finančných a schvaľovacích tokov.
Prínosy pre zákazníka
| Funkcia | Prínos |
|---|---|
| Elektronická evidencia | Odstránenie potreby fyzickej tlače a archivácie |
| Objednávky a schvaľovanie | Jasná identifikácia nákladov, predbežná kontrola rozpočtov |
| Notifikácie a mobilný prístup | Schvaľovanie kedykoľvek, kdekoľvek |
| Overenie faktúry voči objednávke | Automatická verifikácia a eliminácia chýb |
| Súvisiace dokumenty | Ponuka – Objednávka – Faktúra prepojené jedným klikom |
| Integrácia s Helios Orange | Automatizovaný prenos a zaúčtovanie dokladov |
| Prehľad o nákladoch stredísk | Jednoduchší kontroling a reportovanie |
Inšpirácia pre ostatné firmy
Prípad EKVIA ukazuje, že aj zabehnuté a stabilné firmy môžu nájsť výrazné zlepšenie v každodenných procesoch, ak sa rozhodnú automatizovať to, čo bolo roky riešené manuálne. Vďaka spoločnému úsiliu s tímom Archiles sa im podarilo vytvoriť:
- Transparentný proces
- Šetrenie času na každej úrovni
- Vyšší komfort pre zamestnancov
- Presnejší kontroling
Spoločnosť EKVIA je dôkazom, že aj distribútor s komplexnými logistickými operáciami môže úspešne zautomatizovať tok účtovných dokladov – bez straty kontroly, kvality či osobného prístupu. A vďaka riešeniu Archiles sú ešte lepšie pripravení pomáhať svojim zákazníkom uspieť.
Ďalšie prípadové štúdie
