DYNAMIK HOLDING, a.s. je akciovou spoločnosťou so sídlom v Nitre, ktorá na stavebnom trhu pôsobí úspešne už viac ako štvrťstoročie. Pozostáva zo štyroch divízií:

• Divízia stavebnej výroby – DYNAMIK CONSTRUCTION, s.r.o.
• Obchodná divízia – DYNAMIK TRADING, s.r.o.
• Divízia dopravy a stavebných mechanizmov – DYNAMIK TRANS, s.r.o.
• Divízia developmentu nehnuteľností – DYNAMIK REAL, s.r.o., DYNAMIK REAL 2 s.r.o., VBC NITRA, s.r.o.

Spoločne s DYNAMIK R&D, s.r.o. tvoria skupinu spoločností DYNAMIK. Podstatný vplyv má skupina aj v ďalších developerských spoločnostiach: BESICO REAL ESTATE, s.r.o., BESICO MARTIN, s.r.o. a BESICO MATEJKOVA s.r.o.

Prostredníctvom svojich dcérskych spoločností DYNAMIK zabezpečuje stavebnú výrobu, dopravu a predaj stavebných materiálov, výrobu, predaj a transport betónu, ako aj investičnú a realitnú činnosť. Spoločne dokážu obsiahnuť komplexnosť činností potrebných na stavebnom trhu.

DYNAMIK predstavuje spoľahlivého partnera na stavebnom trhu, ktorý sa podľa renomovaného týždenníka Trend v roku 2021 umiestnil na 4. priečke medzi stavebnými firmami zaoberajúcimi sa pozemnými stavbami. Ide o rodinnú firmu s viac ako 400 úspešne zrealizovanými projektami v celkovom objeme viac ako jedna miliarda eur.

Komplexnosť činností poskytovaných skupinou DYNAMIK priniesla aj rastúci počet dokladov a rôznorodosť existujúcich procesov. Na zabezpečenie efektívneho riadenia skupiny bolo potrebné aj sledovanie nákladov z viacerých uhlov pohľadu. To si vyžadovalo aj zadávanie mnohých vstupných údajov do firemných systémov. Pri evidencii a schvaľovaní došlých faktúr bolo potrebné mesačne spracovať stovky dokladov, čo predstavovalo desiatky hodín „manuálnej“ práce.

Každú faktúru musel schváliť zodpovedný za stredisko, nákladový okruh aj zákazku, t.j. niekoľko pracovníkov. Bez prehľadného schvaľovacieho systému tento kolobeh trval niekoľko dní.

Problémom bola aj dostupnosť faktúry. Častokrát sa stávalo, že faktúru potrebovali ako podklad k svojej práci rôzni pracovníci, ktorí opakovane žiadali kópiu faktúry z archívu.

Výzvou bolo aj zabezpečiť kontrolu čerpania plánovaného rozpočtu. Každú objednávku bolo potrebné porovnať s plánom jednotlivých stredísk, nákladových okruhov a zákaziek.

Vznikla potreba jednotného nástroja pre evidenciu a schvaľovanie faktúr vo všetkých firmách skupiny. Nevyhnutnosťou sa stalo intuitívne a prehľadné ovládanie a mobilná aplikácia.

Po nasadení riešenia Archiles bol zákazník schopný vyriešiť vyššie spomínané problémy. Plne elektronická evidencia faktúr so všetkými relevantnými údajmi umožnila rýchly, jednoduchý a bezpečný prístup ku dokumentom pre zamestnancov kedykoľvek a z akejkoľvek lokality.

Za použitia automatizácie bolo umožnené automaticky vyťažovať jednotlivé údaje z faktúr, bločkov a iných dokumentov, čo umožnilo nahrávanie údajov automaticky do účtovného systému Helios Orange aj Omega, bez potreby ručného prepisovania, čím sa ušetrilo minimálne 80 % času.

Nasadením flexibilného a elektronického schvaľovacieho workflow bolo umožnené prehľadne a plne elektronicky schvaľovať jednotlivé doklady. Jednoducho je možné dohľadať, kto a kedy daný doklad schválil, aj koľko schvaľovanie trvalo.

Vytváraním objednávok s nadväznosťou na rozpočty jednotlivých stredísk, nákladových okruhov a zákaziek priamo v systéme Archiles zákazník získal kontrolu nad plnením rozpočtu. Po prekročení rozpočtu bol automaticky notifikovaný vlastník a čerpanie nad rámec rozpočtu mohlo prebehnúť dodatočným schvaľovaním.

Intuitívne a prehľadné ovládanie prispelo k veľmi rýchlej adaptácii systému Archiles zamestnancami skupiny. Po nasadení riešenia Archiles majú manažéri a kontrolóri plný prehľad o kolobehu faktúr v skupine.

• Evidencia faktúr bez ručného prepisovania
• Automatizované schvaľovanie zodpovednými osobami
• Sledovanie plnenia plánu už pri objednávkach
• Prenos informácií do účtovníctva bez duplicitného nahadzovania faktúr
• Jednotný adresár partnerov
• Prístup ku dokumentom „kedykoľvek, kdekoľvek“
• Prehľadné zobrazenie a intuitívne ovládanie