Ochrana osobných údajov

Ochrana osobných údajov

Dňa 25.5.2018 vstúpilo nové nariadenie Európskeho parlamentu a Rady EÚ 2016/679, ktoré nahradilo Slovenskú legislatívu (zákon č.122/2013). Okrem povinností vyplývajúcich z  Nariadenia (EÚ) 2016/679 (ďalej len „GDPR“) sa riadime platnými zákonmi Slovenskej republiky, záväznými podnikovými pravidlami schválenými vedúcimi dozornými úradmi v rámci EÚ.

Spoločnosť Archiles, s.r.o., so sídlom: Jána Stanislava 47, Bratislava 841 05, IČO: 46 864 369 venuje maximálnu možnú pozornosť zabezpečeniu Vašich osobných údajov (ďalej len „Archiles“).  Údaje, ktoré spoločnosť Archiles zhromažďuje, spracováva iba  pre odôvodnené účely, po obmedzenú dobu a s využitím maximálnej možnej miery zabezpečenia.

Ochrana osobných údajov našich zákazníkov, ale i príjemcov, dodávateľov, partnerov a samozrejme zamestnancov, je našou prioritou.

V súlade s článkom 13 GDPR je našou zákonnou povinnosťou informovať  Vás ako nakladáme a  spracovávame vaše osobné údaje a o vašich právach, ktoré Vám vyplývajú z platných právnych predpisov.

Druh spracovávaných údajov

Spracovávame nasledujúce osobné údaje:

a)      identifikačné údaje – najmä meno a priezvisko, užívateľské meno a heslo, akademický titul,  IČO a DIČ, pokiaľ ste podnikateľ, a vašu funkciu v organizácii, pokiaľ zastupujete právnickú osobu,

c)       údaje o objednaných produktoch – údaje objednaných produktoch, ktoré ste si u nás vy alebo vaša spoločnosť objednali, spôsobu platby vrátane čísla platobného účtu, a údaje o reklamáciách,

b)      kontaktné údaje – údaje, ktoré nám umožňujú kontakt s vami, ide najmä o e-mailová adresa, telefónne číslo, adresa pre doručenie, fakturačná adresa,

d)      údaje o vašom správaní sa na webe, vrátane prípadov, keď ho prehliadate cez našu mobilnú aplikáciu a takisto údaje získané zo súborov cookies,

e)      platobné informácie – ako napr. číslo bankového účtu a výška spoplatnených služieb, produktov

V rámci našej činnosti spracovávame osobné údaje pre rôzne účely a v rôznom rozsahu buď:

a) bez vášho súhlasu na základe:

– plnenia zmluvy,

– nášho oprávneného záujmu,

– z dôvodu plnenia právnej povinnosti

b) na základe vášho súhlasu

Právny dôvod spracovania – spracovanie osobných údajov bez vášho súhlasu môžeme vykonávať v závislosti na tom, k akému účelu príslušné spracovanie smeruje a v akej pozícii voči nám vystupujete – či ste len návštevníkom nášho webu, alebo s nami máte uzavretú zmluvu, či si u nás objednáte službu a pod.

Vymedzenie osôb, ktoré môžu prísť do styku s Vašimi osobnými údajmi

Osobné údaje  spracovávame ako prevádzkovateľ. Vaše osobné údaje môžeme odovzdávať tiež ďalším subjektom, ktoré sa nachádzajú v úlohe prevádzkovateľa, a to:

– v rámci plnenia našich zákonných povinností odovzdať niektoré osobné údaje správnym orgánom a štátnym úradom, ak sme k tomu vyzvaní,

– k osobným údajom budú mať prístup oprávnené osoby. V takom prípade sa prístup udelí iba vtedy, ak je to potrebné na dole uvedené účely, a len vtedy, ak je táto osoba viazaná povinnosťou mlčanlivosti

Pre spracovanie osobných údajov tiež využívame služby ďalších sprostredkovateľov, ktorí spracúvajú osobné údaje iba podľa našich pokynov a na účely, ktoré sú popísané nižšie.

Takými sprostredkovateľmi sú najmä:

a)      poskytovatelia e-mailových a ďalších komunikačných nástrojov v prípade, keď spracúvajú osobné údaje pre sprostredkovanie našej komunikácie s vami,

b)      advokáti, daňoví poradcovia, účtovníci, audítori, vymáhacie agentúry

Všetci naši spracovatelia sú zároveň viazaní záväznými pravidlami a právnymi predpismi GDPR a podliehajú ochrane osobných údajov platnej v EU. Archiles a jeho zamestnanci a jeho sprostredkovatelia sú povinní zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch.

Zdroje osobných údajov

Osobné údaje spracovávame z údajov, ktoré poskytnete pri objednávaní produktov a služieb, alebo pri komunikácii s nami. Archiles je niekedy nútený získavať  osobné údaje z verejných registrov a to v prípade jej oprávneného záujmu.

Teritoriálne poskytovanie osobných údajov

Archiles neposkytuje osobné údaje mimo EU.

Vaše práva pri spracovaní osobných údajov

Pokiaľ ide o spracúvanie údajov, môžete uplatniť nasledujúce práva, ktoré Vám prislúchajú:

  • Právo na informácie

Môžete požadovať potvrdenie o tom, či a v akej miere sa spracúvajú Vaše osobné informácie. Môžete požiadať o kópiu spracúvaných osobných údajov, pričom prvú kópiu vám poskytneme bezplatne a ďalšie kópie už s poplatkom.

Môžete si vyžiadať informácie o tom, ako spracovávame vaše osobné údaje, vrátane informácií o tom:

– prečo spracovávame vaše osobné údaje,

– aké kategórie osobných údajov spracovávame,

– s kým vaše osobné údaje zdieľame,

– ako dlho uchovávame vaše osobné údaje alebo aké sú kritériá na určenie tejto lehoty,

– aké máte práva,

– odkiaľ vaše osobné údaje získavame (ak sme ich nezískali od vás),

– ak spracovávanie zahŕňa automatizované rozhodovanie (tzv. profilovanie),

– ak vaše osobné údaje boli prevedené do krajiny, ktorá je mimo EEA, ako zabezpečíme ochranu vašich osobných údajov,

– komu Vaše osobné údaje odovzdávame, kto ich mimo nás spracúva

  • Právo na opravu

Ak o Vás spracúvame neúplné alebo nesprávne osobné údaje, môžete kedykoľvek požadovať ich opravu, príp. ich doplnenie. Ak ste si zriadili používateľský účet, môžete k svojim osobným údajom pristúpiť kedykoľvek a tieto sami opraviť alebo doplniť. Okrem toho môžete používateľský účet kedykoľvek zrušiť alebo nás požiadať o jeho zrušenie.

  • Právo na vymazanie – zabudnutie

Môžete požadovať vymazanie svojich osobných údajov:

– osobné údaje už nie sú potrebné na účel, na ktorý sa získali alebo inak spracúvali,

– odvoláte súhlas, na základe ktorého sa spracúvanie osobných údajov vykonáva, a neexistuje iný právny základ pre spracúvanie osobných údajov,

– namietate spracúvanie osobných údajov a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie osobných údajov alebo namietate spracúvanie osobných údajov na účel priameho marketingu,

– osobné údaje sa spracúvajú nezákonne,

– je dôvodom pre výmaz splnenie povinnosti podľa GDPR, Zákona o ochrane osobných údajov, osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná,

– sa osobné údaje získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti

Pritom si treba uvedomiť, že môžu existovať iné dôvody, ktoré môžu okamžitému vymazaniu Vašich údajov odporovať, napr. zákonom upravené lehoty uloženia, prebiehajúce konania, uplatnenie, výkon alebo obhajoba právnych nárokov atď.

  • Právo na obmedzenie spracúvania

Máte právo požadovať obmedzenie spracúvania Vašich údajov najmä v prípade, ak:

– popierate správnosť týchto údajov, a to po dobu, ktorá nám umožní správnosť údajov preveriť,

– spracúvanie Vašich údajov je neoprávnené, zmazanie však odmietnete a namiesto toho požadujete obmedzenie používania údajov,

– už údaje na plánovaný účel nepotrebujeme, avšak Vy potrebujete tieto údaje ešte na uplatnenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov, alebo

– ste podali námietku voči spracúvaniu údajov

  • Právo na prenositeľnosť údajov

Môžete od nás požadovať, aby sme Vám Vaše údaje, ktoré ste nám poskytli, dali k dispozícii v štruktúrovanom, bežnom a strojovo čitateľnom formáte, pokiaľ údaje spracúvame na základe Vášho udeleného súhlasu alebo za účelom splnenia zmluvy medzi nami a spracúvanie sa uskutočňuje s pomocou automatizovaných postupov. Aby sme mohli na vašu žiadosť údaje ľahko previesť, môže sa jednať iba o údaje, ktoré spracovávame automatizovane v našich elektronických databázach.

  • Stiahnutie súhlasu

Vo väčšine prípadov vaše osobné údaje nespracúvame na základe vášho súhlasu. Môže sa však stať, že v konkrétnych prípadoch o váš súhlas požiadame. V prípadoch, kedy to urobíme, máte právo odvolať svoj súhlas s ďalším používaním vašich osobných údajov.

  • Právo na námietku

Ak spracúvame Vaše údaje za účelom vykonania úloh, ktoré sú vo verejnom záujme, za účelom výkonu verejnej moci alebo ak sa pri spracúvaní odvolávame na nutnosť ochrany našich oprávnených záujmov, môžete podať námietku proti spracúvaniu údajov, pokiaľ existuje rozhodujúci záujem na ochranu Vašich údajov. Zasielanie reklamy môžete odvolať kedykoľvek bez uvedenia dôvodov. Máte právo namietať proti spracovaniu osobných údajov, ku ktorému dochádza na základe nášho oprávneného záujmu.

  • Právo na sťažnosť

Pokiaľ ste toho názoru, že sme pri spracúvaní Vašich údajov porušili slovenský alebo európsky zákon o ochrane osobných údajov a tým porušili Vaše práva, žiadame Vás týmto, aby ste nás kontaktovali, aby sme mohli objasniť prípadné otázky. Samozrejme máte tiež právo sťažovať sa na slovenskom úrade pre ochranu osobných údajov, príp. u európskeho orgánu dohľadu. Svoje práva môžete tiež uplatniť priamo v spoločnosti  Archiles oznámením na e-mailovej adrese info@archiles.sk. Vašu žiadosť vybavíme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca. Vo výnimočných prípadoch, najmä z dôvodu zložitosti vašej požiadavky, sme oprávnení túto lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace.

Na základe čl. 34 GDPR  máte právo, aby Vám Archiles bez zbytočného odkladu oznámil porušenie ochrany osobných údajov, ak takéto porušenie ochrany osobných údajov môže viesť k vysokému riziku pre práva fyzickej osoby

Účely spracovania osobných údajov

1. Spracovanie na základe plnenia zmluvy

V prípade objednania našej služby alebo produktu, spracovávame vaše osobné údaje za účelom spracovania objednávky, akú sú vaše identifikačné a kontaktné údaje, platobné údaje a údaje o vašich objednávkach v prípade fyzickej osoby objednávateľa.Bližšia špecifikácia sa nachádza vo všeobecných obchodných podmienkach. V prípade, ak konáte ako zástupca právnickej osoby, v prípade objednania služby alebo produktu  za účelom plnenia tejto zmluvy spracovávame vaše identifikačné a kontaktné údaje a údaje o objednaných službách, a to na základe nášho oprávneného záujmu spočívajúceho v uzatvorení a plnení zmluvy s osobou, ktorú zastupujete.

To, že tieto údaje použijeme za účelom plnenia zmluvy, znamená, že ich použijeme najmä:

– na účely vzájomnej komunikácie,

– na účely plnenia povinností zo zmluvy o kúpe produktu alebo služby,

– v súvislosti s reklamáciou,

– v súvislosti s vašimi ďalšími požiadavkami

Na tento účel uchovávame osobné údaje najviac po dobu trvania poskytovania služby Archiles.

2. Spracovanie na základe plnenia právnych povinností a oprávneného záujmu

Spracovávame osobné údaje vrátane ich poskytovania štátnym orgánom a iným osobám, ak takáto povinnosť vyplýva zo zákona. Osobné údaje na účely plnenia právnej povinnosti uchovávame najviac po dobu desiatich rokov od skončenia zmluvného vzťahu.

Sme oprávnení spracovávať osobné údaje, ak je to nevyhnutné na účely našich oprávnených záujmov alebo tretích osôb, avšak s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobou dieťa. Takýmito oprávnenými záujmami sú najmä:

– ochrana práv, ktoré nám vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov a zmlúv vo vzťahu k zmluvným partnerom a iným osobám; na tento účel uchovávame osobné údaje najviac po dobu desiatich rokov od ukončenia zmluvného vzťahu,

– vymáhanie pohľadávok a iných nárokov; na tento účel uchovávame osobné údaje najviac po dobu trvania príslušných premlčacích lehôt,

– zamedzenie podvodného konania, ak sa odôvodnene domnievame, že hrozí riziko takéhoto konania; na tento účel uchovávame osobné údaje najviac po dobu piatich rokov od ukončenia zmluvného vzťahu,

– marketingové aktivity, ktorými sa rozumie najmä informovanie o vybraných produktoch a službách spoločnosti; súčasťou komunikácie môžu byť prieskumy slúžiace na zlepšovanie zákazníckej spokojnosti a tiež všeobecné a špecializované obchodné ponuky šité na mieru, alebo získanie zvýhodnených produktov a služieb zmluvných partnerov; marketingová komunikácia je zasielaná príležitostne, spravidla niekoľkokrát za rok a na tento účel uchovávame osobné údaje najviac po dobu trvania poskytovania služby Archiles

3. Návšteva webovej stránky Archiles

Využívanie súborov cookies a ďalších technológii
Na našej webovej stránke a jej podstránkach s internetovými doménami a jej subdoménami *.archiles.sk a  *.archiles.eu používame technologické riešenie – Cookies. Cookies je malý textový súbor, ktorý ukladá internetové nastavenia. Váš webový prehliadač ho stiahne pri prvej návšteve našej webovej stránky. Pri ďalšom vyvolaní tejto webovej stránky rovnakým koncovým zariadením sa súbor Cookie a v ňom uložené informácie buď odošle späť na webovú stránku, ktorá ho vytvorila, alebo odošle na inú webovú stránku, ku ktorej patrí. Webová stránka tak rozpozná, že už bola týmto prehliadačom raz vyvolaná.

Prosím zoberte na vedomie, že kvôli funkčnosti webovej stránky sa európske smernice netýkajú nevyhnutných (technických)  a funkčných cookies, ktoré sa nedajú úplne deaktivovať. Archiles nepoužíva marketingové, sociálne, mediálne, reklamné cookies a pod. Niektoré cookies do Vášho zariadenia ukladá priamo náš web. Tieto cookies nám pomáhajú:

– identifikovať Vás pri prechádzaní medzi jednotlivými stránkami nášho webu a pri opätovných návštevách,

– registrácia Vášho súhlasu, ak ste udelili Váš súhlas,

– zabezpečiť prihlásenie a používanie aplikácie Archiles pre koncového používateľa,

– zjednodušiť a sprehľadniť používanie aplikácie Archiles pre koncového používateľa

Doba uchovania je 9 mesiacov.

4. Komunikácia prostredníctvom iných technológii

Pokiaľ nie je právnym základom zmluva alebo predzmluvné vzťahy a komunikujete s nami prostredníctvom rôznych kanálov, najmä prostredníctvom call centra, systému na podporu používateľov, online chatu, emailu a sociálnych sietí, budeme spracovávať vaše identifikačné a kontaktné údaje a záznamy o prebehnutej komunikácii vrátane nahrávok hovorov na základe nášho oprávneného záujmu na účely:

– vybavenie vašich požiadaviek,

– evidencia vašich požiadaviek, aby sme ich mohli kontrolovať, že ich plníme riadne a včas,

– zodpovedanie vašich dotazov a otázok

Doba uchovania je 9 mesiacov. Proti spracovaniu na základe nášho oprávneného záujmu máte právo uplatniť námietku.

5. Výslovné udelenie súhlasu

V prípade, ak ste s nami neuzatvorili zmluvu a pri poskytnutí svojich údajov nám udelíte svoj súhlas (napr. prihláška na odber noviniek,  marketingové aktivity …)  môžeme vaše identifikačné a kontaktné údaje použiť pre zasielanie ponúk e-mailom, textovou správou, oznámiť vám naše ponuky po telefóne alebo inými elektronickými prostriedkami, popr. Vám ich môžeme poslať poštou. Váš súhlas je úplne dobrovoľný a môžete ho kedykoľvek odvolať.

6. Bezpečnosť a ohrozenie prevádzky a siete 

Kontrolujeme funkčnosť, bezpečnosť a stabilitu prevádzky našej siete, ktorej ste účastníkom.

Garancie

Osobné dáta sú chránené v maximálnej možnej miere pomocou moderných technológií, ktoré zodpovedajú stupňu technologického rozvoja, a miere rizika zneužitia. Komunikácia s webovými stránkami prebieha zabezpečenou formou pomocou šifrovaného spojenia a citlivé údaje sú uložené na zabezpečenom úložisku v šifrovanej podobe.

S Vašimi osobnými údajmi, budeme nakladať zodpovedne a v súlade s platnou slovenskou a európskou legislatívou. Pre spracovanie osobných údajov používame automatizované, ale aj neautomatizované prostriedky. Všetky údaje sú uložené na zabezpečených serveroch uložených v Európskej únii. Vlastníkmi serverov je Archiles. Archiles nevyužíva cloudové služby tretích strán.

Dobrovoľne sa zaväzujeme, že budeme udržiavať technické a organizačné opatrenia, ktoré zamedzujú zneužitiu, poškodeniu alebo zničeniu osobných údajov a to v celom reťazci, od vloženie vášho e-mailu až po vymazanie po vypršaní súhlasu, alebo obdobia skladovania údajov nutných pre splnenie zmluvy, ktorá plynie.

Kontaktná osoba

V prípade, že budete mať akékoľvek otázky ohľadne spracovania Vašich osobných údajov, námietky, sťažnosti, otázky, neváhajte sa na nás, prosím, obrátiť na emailovú adresu info@archiles.sk. Na tejto adrese je vám súčasne k dispozícii naša zodpovedná osoba pre ochranu osobných údajov.

Vašu žiadosť vybavíme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca. V zákonom stanovených prípadoch sme oprávnení túto lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace.

Máte právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov podľa §100 Zákona o ochrane osobných údajov, ak máte dôvod sa domnievať, že vaše osobné údaje sa neoprávnene spracovávajú.